De vastgoedsector maakt steeds vaker gebruik van AI – voor werving, screening van huurders, energieoptimalisatie en marketing. Wanneer een vastgoedbedrijf, een beheerder, een woningverhuurder of een makelaar een AI-systeem in gebruik neemt binnen de eigen activiteiten, wordt het bedrijf normaal gesproken een gebruiksverantwoordelijke volgens de AI-verordening van de EU. Aan die rol zijn concrete verplichtingen verbonden – en het risico op sancties als daaraan niet wordt voldaan. Deze pagina vat samen wat er geldt en hoe PowerQuant u helpt om de documentatie op te bouwen.

Uw rol: gebruiksverantwoordelijke of aanbieder

De AI-verordening onderscheidt twee hoofdrollen. Een aanbieder is degene die een AI-systeem ontwikkelt of laat ontwikkelen en het onder eigen naam op de markt brengt. Een gebruiksverantwoordelijke is degene die een AI-systeem gebruikt binnen de eigen beroepsactiviteit.

De meeste partijen in de vastgoedsector kopen AI-tools van externe systeemleveranciers en zijn daarmee gebruiksverantwoordelijke, geen aanbieder. Dit is echter geen automatische grens: volgens artikel 25 kan een gebruiksverantwoordelijke als aanbieder worden aangemerkt – met de volledige verplichtingen van de aanbieder – als u bijvoorbeeld uw eigen naam op een hoogrisicosysteem plaatst, het beoogde doel ervan wezenlijk wijzigt of een substantiële wijziging aanbrengt. De rol moet daarom per geval worden beoordeeld.

Welke vastgoed-AI kan hoogrisico zijn?

De verordening reguleert de zogenoemde hoogrisicosystemen het strengst; deze worden opgesomd in Bijlage III.

Werving- en personeels-AI. Bijlage III punt 4 (werkgelegenheid) merkt AI die wordt gebruikt om te werven, sollicitaties te selecteren of beslissingen te nemen die de arbeidsvoorwaarden beïnvloeden aan als hoogrisico. Dit geldt voor alle sectoren, ook voor vastgoedbedrijven. Gebruikt u AI om kandidaten te selecteren voor beheer-, makelaars- of conciërgefuncties, dan valt u waarschijnlijk onder de regels.

Huurdersscreening en kredietbeoordeling. Bijlage III noemt kredietwaardigheidsbeoordeling van natuurlijke personen als hoogrisico. AI die een kredietcontrole uitvoert op woningzoekenden kan daarom onder de regels vallen. Dit is echter niet vanzelfsprekend – er moet een beoordeling per geval worden gemaakt op basis van het beoogde doel van het systeem. Een tool die uitsluitend de identiteit verifieert of documenten verwerkt, wordt normaal gesproken anders geclassificeerd dan een tool die de kredietwaardigheid van een persoon scoort.

Overige vastgoed-AI. Systemen voor vastgoedbeheer, energieoptimalisatie en marketing vallen normaal gesproken buiten Bijlage III. Ze kunnen toch onder artikel 5 vallen, dat sinds 2 februari 2025 bepaalde AI-praktijken verbiedt, en onder artikel 50 over transparantie – bijvoorbeeld de verplichting om personen te informeren die met een chatbot interacteren of met door AI gegenereerde content worden geconfronteerd.

Onze aanbeveling is om niet te overklassificeren. Het uitgangspunt moet altijd het feitelijke beoogde doel van het systeem zijn, en onzekere gevallen moeten worden gemarkeerd als "moet per geval worden beoordeeld".

Verplichtingen van de gebruiksverantwoordelijke (artikel 26)

Voor hoogrisicosystemen stelt artikel 26 onder meer eisen dat u:

• het systeem gebruikt in overeenstemming met de gebruiksaanwijzing van de aanbieder,
• menselijk toezicht waarborgt door personen met de juiste competentie,
• de werking bewaakt en ernstige incidenten meldt aan de aanbieder en de toezichthoudende autoriteit,
• de door het systeem gegenereerde logbestanden bewaart,
• werknemers en hun vertegenwoordigers informeert voordat een hoogrisicosysteem op de werkplek in gebruik wordt genomen.

In bepaalde gevallen moet een effectbeoordeling op het gebied van de grondrechten (FRIA) volgens artikel 27 worden uitgevoerd. Artikel 4 vereist bovendien sinds 2 februari 2025 voldoende AI-geletterdheid bij het personeel dat de systemen bedient.

Tijdlijn

• 2 februari 2025 – artikel 4 (AI-geletterdheid) en artikel 5 (verboden praktijken) in werking.
• 2 augustus 2026 – artikel 50 (transparantie) en de verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken die verband houden met Bijlage III worden van kracht.
• 2 december 2027 (voorstel) – de Digital Omnibus stelt voor Bijlage III tot deze datum uit te stellen. Het Europees Parlement heeft het voorstel op 16 juni 2026 goedgekeurd, maar de Raad wacht de publicatie in het Publicatieblad van de Europese Unie af. Het voorstel is nog niet in werking en moet als slechts een voorstel worden behandeld.

Sancties

Artikel 99 bepaalt de bovengrenzen voor administratieve geldboetes:

• 35 miljoen EUR of 7 % van de wereldwijde jaaromzet – overtreding van artikel 5 (verboden praktijken).
• 15 miljoen EUR of 3 % – overtreding van hoogrisico-eisen en artikel 50.
• 7,5 miljoen EUR of 1 % – onjuiste of misleidende informatie aan autoriteiten.

Vóór de inkoop

Voordat u nieuwe AI-tools aanschaft of in gebruik neemt:

• Breng in kaart welke AI-systemen u al gebruikt en wat hun beoogde doel is.
• Beoordeel voor elk systeem of het onder Bijlage III kan vallen – markeer onzekere gevallen.
• Vraag de documentatie, gebruiksaanwijzing en conformiteitsonderbouwing van de aanbieder op.
• Verduidelijk of u het risico loopt aanbieder te worden volgens artikel 25.
• Stel procedures op voor menselijk toezicht, logging en incidentmelding.
• Waarborg AI-geletterdheid bij het betrokken personeel volgens artikel 4.

PowerQuant wordt geleverd als documentatieondersteuning: Module 1 (AI-inventarisatie + Artikel 4-register) en Module 2 (Documentatiepakket voor aanbieders). De prijzen in SEK zijn voorlopig.

Deze pagina bevat algemene informatie over de AI-verordening en vormt geen juridisch advies.