PowerQuantNLStuur uw vragenlijst

AI-systemen die medewerkers evalueren, scoren of monitoren behoren tot de meest gevoelige inzettingen die vallen onder Verordening (EU) 2024/1689. Bijlage III, punt 4 classificeert AI voor arbeidsmanagement als hoog-risico, waardoor een reeks verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken in werking treedt die een HR-team dat kant-en-klare prestatietools inzet mogelijk niet verwacht. In deze gids wordt in kaart gebracht wat er wordt gedekt, wat u vóór inzet moet doen, en welk doorlopend bewijs u moet bewaren.

Wat Bijlage III(4) dekt

Bijlage III van de EU AI Act, punt 4 (werkgelegenheid, personeelsbeheer en toegang tot zelfstandige arbeid) noemt de volgende hoog-risico-AI-systemen:

  • AI die bestemd is voor rekrutering of selectie van natuurlijke personen, in het bijzonder voor het adverteren van vacatures, het screenen of filteren van sollicitaties, en het evalueren van kandidaten tijdens interviews of tests.
  • AI die bestemd is voor beslissingen die van invloed zijn op arbeidsvoorwaarden, promotie of beëindiging van arbeidscontractuele relaties.
  • AI die bestemd is voor het toewijzen van taken op basis van individueel gedrag of persoonlijke kenmerken of eigenschappen, of voor het monitoren en evalueren van prestaties en gedrag van personen in dergelijke relaties.

In de praktijk omvat dit: ATS met AI-gescoorde cv-rangschikking, chatbot-gebaseerde competentie-interviews, productiviteitstrackingsoftware die individuele prestatiescores genereert, workforceanaly-setools die onderpresteerders markeren, en taaktoewijzingsplatforms die persoonlijke profielgegevens gebruiken.

Toepassingsdatum

Hoog-risicoverplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken op grond van artikel 26 zijn van toepassing vanaf 2 augustus 2026. De voorlopige politieke overeenkomst van het Digital Omnibus (7 mei 2026 — nog niet aangenomen of gepubliceerd in het Publicatieblad) stelt voor de zelfstandige Bijlage III-hoog-risicoverplichtingen voor reeds op de markt gebrachte systemen uit te stellen tot 2 december 2027. Tot de formele aanneming is 2 augustus 2026 de bindende datum. De AI-geletterdheidsplicht van artikel 4 is van kracht sinds 2 februari 2025.

Verplichtingen van artikel 26 voor gebruiksverantwoordelijken bij arbeids-AI

Artikel 26 van Verordening (EU) 2024/1689 stelt de volgende verplichtingen aan de zijde van de gebruiksverantwoordelijke voor elk hoog-risico-AI-systeem:

  • Art. 26(1) — gebruik overeenkomstig het beoogde doel. Gebruiksverantwoordelijken moeten het AI-systeem gebruiken in overeenstemming met de gebruiksaanwijzing van de leverancier. Elk gebruik buiten het gedocumenteerde beoogde doel kan leiden tot verschuiving naar aanbiedersstatus op grond van artikel 25.
  • Art. 26(2) — bekwaam menselijk toezicht. Wijs één of meer natuurlijke personen aan met de nodige bekwaamheid, opleiding en autoriteit om het AI-systeem effectief te overzien, inclusief de autoriteit om de uitvoer ervan te stoppen, te negeren of terzijde te stellen. Een manager die een AI-prestatiescore ontvangt en die moet accorderen zonder deze te kunnen betwisten, voldoet niet aan dit vereiste.
  • Art. 26(4) — kwaliteit van invoergegevens. Wanneer de gebruiksverantwoordelijke de invoergegevens voor het systeem beheert (bijv. het selecteren welke werknemersgegevens naar de analysetool worden geüpload), moet hij ervoor zorgen dat die gegevens relevant en voldoende representatief zijn voor het beoogde doel.
  • Art. 26(5) — monitoren en rapporteren. Gebruiksverantwoordelijken moeten de werking van het AI-systeem monitoren op basis van de gebruiksaanwijzing en, voor zover vereist, de aanbieder of distributeur informeren over elk geconstateerd ernstig incident.
  • Art. 26(6) — bewaring van logboeken. Bewaar de automatisch gegenereerde logboeken van het hoog-risico-AI-systeem gedurende ten minste 6 maanden, tenzij nationaal recht of de AVG een andere bewaartermijn vereist. Deze logboeken moeten toegankelijk en beveiligd zijn voor potentieel toezichtsonderzoek.
  • Art. 26(7) — werknemersnotificatie (geen uitzondering). Wanneer een gebruiksverantwoordelijke van plan is een hoog-risico-AI-systeem in gebruik te nemen in de context van werkgelegenheid, stelt hij de werknemers en werknemersvertegenwoordigers (waar dergelijke vertegenwoordigers bestaan) hiervan in kennis vóór de ingebruikstelling. Deze verplichting geldt ongeacht de uitkomst van de risicobeoordeling van het systeem en vóór elke pilot- of proefrun.

Artikel 26(7) werknemersnotificatie in detail

De notificatieplicht op grond van artikel 26(7) is onvoorwaardelijk: zij hangt niet af van de vraag of het AI-systeem juridisch bindende uitkomsten produceert, of het systeem wordt gebruikt voor een proefperiode, of dat getroffen werknemers hebben ingestemd. De verplichting is om vóór inzet te informeren. Belangrijke praktische punten:

  • "Werknemersvertegenwoordigers" betekent vakbondsvertegenwoordigers, ondernemingsraden of werknemersafgevaardigden waar deze bestaan op grond van het toepasselijke nationale recht. Waar dergelijke organen niet bestaan, moeten individuele werknemers rechtstreeks worden geïnformeerd.
  • De notificatie moet voldoende zijn om werknemers in staat te stellen te begrijpen wat het systeem doet, welke gegevens het verwerkt en welke beslissingen of aanbevelingen het produceert. Een melding van één zin over een IT-wijziging zal naar alle waarschijnlijkheid niet voldoen aan deze norm voor een prestatiescoringssysteem.
  • Sommige nationale arbeidsrechtelijke wetten leggen aanvullende raadplegingsverplichtingen op (niet slechts notificatie), met name waar wetgeving inzake ondernemingsraden van toepassing is (bijv. de Wet op de ondernemingsraden in Nederland). Controleer het nationale recht in elke jurisdictie waar het systeem wordt ingezet.
  • Bewaar bewijs van notificatie: datum, methode, ontvangergroep, inhoud van de kennisgeving. Dit wordt gevraagd door elke markttoezichtautoriteit die een inspectie uitvoert.

AVG artikel 22 geautomatiseerde beslissingen in arbeid

AVG artikel 22 geeft werknemers het recht om niet onderworpen te worden aan een beslissing die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die juridische of vergelijkbaar significante gevolgen heeft. Ontslag, promotie, salarisverhogingen en taakverdeling die uitsluitend worden aangestuurd door AI-scores activeren dit recht. In de praktijk:

  • Een mens die de aanbeveling van de AI beoordeelt maar niet over de informatie, de tijd of de autoriteit beschikt om deze te negeren, biedt geen zinvolle menselijke toetsing voor de doeleinden van art. 22.
  • De werknemer heeft het recht zinvolle informatie te verkrijgen over de betrokken logica, het recht zijn standpunt kenbaar te maken en het recht de beslissing te laten toetsen door een mens.
  • In een arbeidscontext is het gebruik van AVG art. 22(2)(a) (noodzakelijk voor een contract) toegestaan wanneer de geautomatiseerde beslissing daadwerkelijk noodzakelijk is; het gebruik van art. 22(2)(b) (uitdrukkelijke toestemming) is problematisch omdat toestemming in arbeidsrelaties zelden vrij wordt gegeven.

Een EU AI Act menselijke toezichthouder van art. 26(2) die echte autoriteit en bekwaamheid heeft om de AI te negeren, zal doorgaans ook voldoen aan de menselijke-toetsingswaarborg van AVG art. 22. Het documenteren van dezelfde persoon en procedure voor beide verplichtingen is efficiënt.

Bewijs dat een toezichthouder zal opvragen

  • AI-registervermelding voor elk arbeids-AI-systeem: naam, leverancier, versie, beoogd doel, Bijlage III-classificatie.
  • Notificatieregistratie op grond van art. 26(7): datum, ontvangergroep, inhoud van de notificatie, leveringsmethode.
  • Aanwijzing van menselijk toezicht op grond van art. 26(2): naam en rol van aangewezen toezichthouder, bekwaamheidsbewijs, gedocumenteerde negatieprocedure.
  • Bevestiging van logboekbewaring op grond van art. 26(6): systeemnaam, logboektype, bewaartermijn, toegangscontroles.
  • Registratie van invoergegevenskwaliteit op grond van art. 26(4): welke gegevens de gebruiksverantwoordelijke aan het systeem levert, relevantietoetsing, uitgevoerde gegevenskwaliteitscontroles.
  • Gebruiksaanwijzing van de leverancier op grond van art. 13: in bezit, onder controle van de gebruiksverantwoordelijke, versie gedateerd.
  • AI-geletterdheidsopleidingsregistratie (art. 4): dekking van het personeel dat het systeem bedient, inclusief HR-managers die AI-prestatiescores ontvangen.
  • AVG-verwerkingsregistratie (art. 30 AVG): registratie van verwerkingsactiviteiten die het AI-systeem als verwerkingsactiviteit dekt.

Sancties

Overtredingen van hoog-risicoverplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken op grond van artikel 26 worden gesanctioneerd op grond van artikel 99(4) met administratieve boetes van maximaal EUR 15 000 000 of 3 % van de totale wereldwijde jaarlijkse omzet, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Voor kmo's en start-ups past artikel 99(6) het laagste van de twee bedragen toe. Overtredingen van AVG artikel 22 zijn afzonderlijk sanctioneerbaar door de toezichthoudende autoriteit met boetes van maximaal EUR 20 000 000 of 4 % van de wereldwijde jaarlijkse omzet (AVG art. 83(5)).

Gerelateerde EU-gidsen

Bronnen

  • Regulation (EU) 2024/1689, Articles 4, 13, 25, 26, 72, 73, 99, Annex III(4) — EUR-Lex: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
  • Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Articles 22, 30, 35, 83 — EUR-Lex: eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
  • European AI Office — High-risk AI systems guidance: digital-strategy.ec.europa.eu

Opmerking: De notificatievereisten van artikel 26(7) hebben raakvlakken met nationaal arbeids- en ondernemingsradenrecht, dat aanzienlijk verschilt per EU-lidstaat. PowerQuant levert software en documentatie voor gebruik in uw interne complianceproces — geen juridisch advies.